Intelligente Dokumente mit integrierter Sicherheit

• Home
• Magazin
• Know How
• Virus, Malware & Spamschutz

Produkt-Piraterie, Know-how-Diebstahl oder Verstoß gegen den Datenschutz – beim Thema Digital Rights Management (DRM) sind in der heutigen globalisierten Welt alle betroffen. Ob Großunternehmen, Mittelständler oder Behörden, ob produzierendes Gewerbe oder Ideenschmiede – geistiges Eigentum und vertrauliche Informationen müssen sicher vor vorsätzlichem oder unbeabsichtigtem Zugriff geschützt werden.

Das gilt besonders im Personalwesen. Hier haben die Prozesse meist einen hohen Dokumentenanteil und betreffen viele – wenn nicht sogar alle – Mitarbeiter im Unternehmen gleichzeitig, sind also sehr hochvolumig. Mit einer Vereinheitlichung der Prozessdokumente und der flexibleren Gestaltung der dokumentenbasierten Abläufe können – so die Erfahrungen aus mehreren von Adobe realisierten Projekten in Deutschland – in den Personalabteilungen zusätzliche freie Kapazitäten in einer Größenordnung von bis zu 22 Prozent geschaffen werden.

Aus Sicherheitsgründen, da meist sensible Personalinformationen verarbeitet werden müssen, erfolgt die Verwaltung der Daten hier in der Regel im Backend-System – z.B. in SAP-HR. Dabei existiert häufig ein Engpass, wenn es zum Beispiel um die Erstellung neuer oder die Veränderung vorhandener Formulare geht. Personalprozesse betreffen aber nicht nur Mitarbeiter im eigenen Unternehmen mit und ohne Zugang zu den IT-Systemen. Vielfach sind auch externe Partner eingebunden, etwa Krankenkassen, die Bundesagentur für Arbeit oder Personaldienstleister. Dabei findet die Kommunikation häufig immer noch auf dem Papierweg statt, was einen weiteren Flaschenhals darstellt. Denn dieser Medienbruch macht oft die manuelle Neueingabe bereits erfasster Daten erforderlich.

Intelligente Dokumente können hier Abhilfe schaffen. Ihre Basis ist das plattformunabhängige Adobe Portable Document Format (PDF), das vor mehr als 15 Jahren entwickelt und heute weltweit den De-facto-Standard für den sicheren und zuverlässigen Austausch elektronischer Daten darstellt. Viele Unternehmen nutzen zwar heute bereits PDF-Dokumente, aber meist nur als reinen Papierersatz. Doch der Clou sind eigentlich die intelligenten Eigenschaften dieses Formats wie die Dateneinbettung, die Formularfunktion, die gesteuerte Zugriffskontrolle und vor allem vielfältige Sicherheitsfunktionen.

Während es sich bei den reinen Papierabbildern im Portable Document Format um „flache“ Dokumente handelt, die lediglich Texte, Daten, Zahlen oder Formularfelder anzeigen, steckt bei den modernen PDF-Formularen die Intelligenz im Dokument selbst. Hier werden die nicht sichtbaren Prozessanforderungen hinterlegt und so direkt zu einem Teil der Datei. Als Schnittstelle zum Backend-System dienen strukturierte Dateien auf der Basis von XML (eXtensible Markup Language). Diese Formulare können sich selbst erklären und direkt beim Ausfüllen Hilfestellungen anbieten. Die Durchführung von Plausibilitätskontrollen in Echtzeit verhindert, dass die mit den Formularen abgeschickten Daten – im Unterschied zu den Vorgängern aus Papier – keine oder kaum noch Fehleingaben enthalten und ohne weiteren Medienbruch direkt in das IT-System einfließen können. Fehler werden so bereits bei der Erfassung vermieden und müssen nicht erst kostenintensiv in den nachgelagerten Systemen korrigiert werden.

Vor dem Hintergrund der heute immer wichtiger werdenden Revisionssicherheit („Compliance“) von Dokumenten, können die PDF-Formulare mit integrierter Logik einen weiteren Vorteil ausspielen: Denn damit lassen sich nun nur noch bestimmte Textbereiche verändern – und nicht mehr wie früher mit der Textverarbeitung das gesamte Dokument. Dies kann auch sehr gut individuell von Fall zu Fall gesteuert werden.

Mit Hilfe von Adobe LiveCycle, der interaktiven Lösung zur Prozessverwaltung, lässt sich die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Informationen in Unternehmen deutlich vereinfachen. Die Adobe LiveCycle-Komponenten können softwaretechnisch wie eine Sammlung von Services betrachtet werden, die sich beliebig kombinieren und nutzen lassen. Etwa zur Prozessautomatisierung, zur Erstellung elektronischer Formulare, zur Steuerung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen, zur Informationssicherung und zum Generieren von Dokumenten.

Das Modul „Adobe LiveCycle Rights Management ES“ kombiniert beispielsweise dynamische Schutzfunktionen auf Dokumentenebene mit Techniken des Enterprise-Rights-Management zum Schutz geschäftskritischer Dokumente im PDF-, Microsoft Office- oder CAD-Format. Die Policy-Server-Lösung ermöglicht den Schutz und die Kontrolle elektronischer Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Erstellung über die Verteilung bis zur Archivierung oder Löschung.

Auch bei dieser DRM-Lösung steht das Dokument im Mittelpunkt: Als zentrales Instrument für den Austausch von Informationen, innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation. Einfach für die Anwender, maximal sicher für Rechteinhaber und datenschutzrechtlich Verantwortliche. Die Vorteile:

• Zugriffsberechtigungen auf versendete Dokumente können nachträglich geändert oder entzogen werden.
• Native Datei-Formate werden sicher geschützt.
• Empfänger der Dokumente müssen neben Acrobat Reader keinerlei Zusatzsoftware installieren.
• Adobe DRM kann auch ohne Microsoft-Plattform eingesetzt werden!

Um ein intelligentes Formular zu erstellen, kann z.B. der Sachbearbeiter in der Personalabteilung mit dem grafischen Autorenwerkzeug „Adobe LiveCycle Designer“ einfach die benötigten Eingabefelder – sowohl für Texte als auch für Zahlen auf eine Vorlage ziehen. Standardelemente wie Formularköpfe, Unterschriftsfelder und Barcodes sind in einer Bibliothek abgelegt und können ebenfalls per Drag und Drop ins Formular übernommen werden. Beim Ablegen der Objekte auf der Seite wird im Hintergrund der dazugehörige XML-Code automatisch erzeugt und es findet eine Verknüpfung der Formularfelder mit den dazugehörigen Strukturelementen des IT-Systems statt.

Insbesondere im HR-Bereich, wo auch in hundertprozentig elektronischen Prozessen Anforderungen wie Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Kontrolle oder Archivierbarkeit Voraussetzung für den Einsatz sind, werden diese von den PDF-Dokumenten erfüllt. Damit lassen sich die durchaus positiven Eigenschaften von Papier-Schriftstücken wie hohe Akzeptanz, gute Lesbarkeit oder einfache Nutzung durch jedermann mit den Vorzügen eines elektronischen Workflows mit Hilfe von prozessfähigen PDFs optimal verbinden.

Das beginnt bei der bequemen Erstellung auch komplexer Formulare mit Anbindung an das Backend-System, geht weiter über die Automatisierbarkeit sämtlicher Vorgänge bis hin zur bequemen, weltweiten Nutzung der Dokumente an jedem PC mit Hilfe des Adobe Readers, der heute auf über 90 Prozent der Computer installiert ist und mit dem nahezu jeder Anwender umgehen kann. Der Adobe Reader verfügt dazu über einige versteckte Funktionen, die im Normalfall nicht oder nur selten genutzt werden und sich über ein entsprechendes intelligentes Dokument aktivieren lassen. Dazu zählen die Möglichkeit zum Abspeichern von eingegebenen Daten und zum Aufbringen von Kommentaren, das Anfügen von Anhängen, das digitale Signieren und ein dynamischer Barcode.

Während statische Formulare ein genau festgelegtes Erscheinungsbild haben, können dynamische PDF-Formulare auch ihr Layout in Abhängigkeit von den Eingaben selbstständig erweitern, etwa Bestellformulare für Büromaterial mit einer dynamischen Artikelliste. Die direkte Übernahme von Daten aus dem PDF in die Backend-Systeme mittels der Adobe-Server-Technologien sorgt dafür, dass die entsprechenden Geschäftsprozesse erheblich schneller und fehlerfrei ablaufen. Durch die Einbindung der Business-Logik, von Sicherheitstechnologien, elektronischen Unterschriften und anderen Funktionalitäten lassen sich mit Hilfe solcher dynamischen PDF-Dokumente bisher papierbasierte Geschäftsprozesse sehr einfach durch einen elektronischen Workflow ersetzen. Und das mit integrierter Sicherheit.

Kommentare

Bitte beachten Sie unsere Informationen zum Datenschutz.