|  |
10 goldene Regeln für gelungenes E-Mail-Management
Ohne E-Mail geht selbst in den kleinsten Unternehmen heute nichts mehr. Welche Regeln müssen Unternehmen beachten, um ihre E-Mails im Unternehmen professionell managen zu können?
1. Sensible Inhalte nicht mit klassischer E-Mail versenden: Die klassische E-Mail ist nichts anderes als eine digitale Postkarte, die jeder einlesen kann. Beim Versand vertraulicher Daten wie zum Beispiel Bilanz- und Personaldaten, Kunden- und Lieferantenverträge solle ein sicherer, vertraulicher und verlässlicher E-Mail-Dienst genutzt werden. Klassische E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook oder Lotus Notes reichen nicht aus.
2. Eine Empfangsbestätigung macht die E-Mail nachvollziehbar: Zu den zentralen Aspekten eines guten E-Mail-Services zählen eine Empfangs- und Lesebestätigung sowie ein Transaktionsregister, das laufende und vergangene E-Mail-Vorgänge aufführt. Diese machen einzelne Kommunikationsvorgänge lückenlos und schnell nachvollziehbar und schaffen zwischen Sender und Empfänger eine Verlässlichkeit, die für die Geschäftskommunikation wichtig ist.
3. Auf weltweite Verfügbarkeit achten: Bei der Auswahl eines E-Mail-Services muss darauf geachtet werden, dass er weltweit einsetzbar ist. Ausländische Tochtergesellschaften wollen ebenso sicher kommunizieren wie die Mitarbeiter am deutschen Hauptsitz. Rein deutsche Insellösungen sind in einer internationalisierten Wirtschaft nicht praktikabel.
4. Weiterarbeiten wie zuvor: Am angenehmsten sind Lösungen, die sich nahtlos in den betrieblichen Alltag integrieren lassen, zum Beispiel mit dem etablierten lokalen E-Mail-Client (Microsoft Outlook, Lotus Notes) und den bestehenden E-Mail-Kontaktdaten verwendet werden können.
5. Auf eine mehrstufige Sicherheitsarchitektur achten: Damit E-Mails vollständig geschützt sind, sollte sie mit einer mehrstufigen Sicherheitsarchitektur vor Eindringlingen bewahrt werden. Etablierte und bewährte Sicherheitsstandards gewährleisten sichere Transaktionen. Niemals sollte der Provider eines E-Mail-Services Zugriff auf die Inhalte der E-Mails haben.
6. E-Mails revisionssicher archivieren: Laut den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen E-Mails revisionssicher archiviert werden. Generell muss ein revisionssicheres System zur E-Mail Archivierung folgendes leisten: Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails, jederzeitige Wiederherstellung einzelner oder aller E-Mails nach vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten der Steuerbehörden, schnelle Recherchemöglichkeiten (Metadaten, Volltext), Sicherstellung des Schutzes personenbezogener Daten sowie verschlüsselter Datenaustausch.
7. Einen umfassenden Viren-, Spam- und Phishingschutz einrichten: Im Sinne größtmöglicher Produktivität und IT-Sicherheit im Unternehmen sollte diesem Thema hohe Priorität eingeräumt werden. Darüber hinaus müssen Mitarbeiter selbst zum Spamschutz beitragen, indem Sie ihre E-Mail-Adressen nicht gedankenlos in Formulare eintragen. Auf Firmenwebsites sollten ausschließlich grafische Kontaktadressen benutzt werden.
8. Serverschutz vor fremden Eindringlingen: Beim Hosten von E-Mails sollte der komplett eingehende Mailverkehr am besten durch mehrere Viren- und Spamscanner überprüft werden. Mit Exchange-Servern ist es zudem möglich, Passwortrichtlinien zu definieren, um Unbefugten den Zugriff auf Unternehmensdaten zu verwehren. Die E-Mail-Daten der Mitarbeiter werden in den entsprechenden Server-Back-ups gesichert.
9. E-Mail Richtlinien für Mitarbeiter formulieren: Verwenden Sie einen internen E-Mail-Knigge und schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Formulierung und Handhabung von E-Mails. Als Stichworte dienen unter anderem dazu folgende Hinweise: Wem sende ich was, und für wen ist das Gesendete interessant und wichtig?, Verwenden Sie sinnvolle Betrefftexte!, Vermeiden Sie unnötige Anhänge!, Verwenden Sie gesetzlich vorgeschriebene Signaturen! Entwickeln Sie durch die Schulung Ihrer Mitarbeiter ein Grundverständnis für ein dringend notwendiges Sicherheitsverhalten.
10. Machen Sie sich frei von persönlicher Haftung: Informieren Sie sich über die E-Mail-relevanten zahlreichen gesetzlichen Bestimmungen und erstellen Sie eine Benutzerrichtlinie, die privates Surfen und die private Nutzung von E-Mail verbietet. Die Benutzerrichtlinie ist wichtige Voraussetzung für die Einführung und Nutzung von Schutzmaßnahmen und ganz besonders für die Speicherung von Daten zum Zweck der revisionssicheren E-Mail-Archivierung. 14.07.2010, Kurt Kammerer, regify AG / Karsten Agten, IT-On.NET GmbH
Kommentare zu dieser News | | |
 | 10 goldene Regeln für gelungenes E-Mail-... | | neu | |
| News | 14.07.10 | | Sascha Kuhrau | 14.07.10 |
Weitere aktuelle Meldungen | | |
Meldungen aus anderen Themenbereichen | | |
| | | |
