Wie die Krise das Investitionsverhalten der IT-Entscheider beeinflusst
Der deutsche Mittelstand – insbesondere der Maschinen- und Anlagenbau und deren Abnehmerbranchen aus der Automobil-, Kunststoff- und Metallindustrie – wird mehr und mehr von der internationalen Wirtschaftskrise betroffen. Sparprogramme stehen klar im Fokus, um das Überleben zu sichern. IT-Investitionsprojekte werden dadurch vielfach verschoben oder ganz gestoppt. Dabei wissen viele Unternehmen, dass kurzfristige Kostensenkungen allein das Überleben in der Krise nicht sichern können. Nur wem es zusätzlich gelingt, gezielte Prozessverbesserungen in ineffizienten Unternehmensbereichen vorzunehmen, wird sich in dem derzeit schwierigen Wettbewerbsumfeld behaupten können.
Die Analyse der von SoftSelect in den letzten sechs Monaten begleiteten Softwareauswahlprojekte sowie die Ergebnisse des aktuellen, von SoftSelect und Demand Software Solutions herausgegebenen, ERP Trend Reports 2009 zeigt sehr deutlich, dass ein wichtiges Ziel der IT-Entscheider für 2009 die Senkung der Prozess- und IT-Kosten bei einer gleichzeitig angestrebten Verbesserung der Prozessqualität ist.
Das bedeutet, dass Investitionen in IT nicht immer generell gestrichen, sondern hinsichtlich ihrer inhaltlichen Notwendigkeiten gezielt überprüft werden. Hier geht es vielfach nicht um den Austausch einer kompletten ERP-Lösung, sondern um die durchgängige Integration wichtiger Zusatzmodule, wie CAD, DMS, MES oder auch BI.
Viele Unternehmen treibt spätestens seit Ende 2008 die Angst
Durch die weitreichenden Auswirkungen des internationalen Bankencrashs, der deutlichen Konjunkturabschwächung im internationalen Handel und des starken Einbruchs in einigen fertigungsnahen Branchen wurden viele Investitionsvorhaben in deutschen Unternehmen negativ beeinflusst. Zum Einen müssen direkt betroffene Unternehmen rigide Kostensenkungsprogramme durchführen, um Liquiditätsengpässen zu umgehen. Zum Anderen wollen auch die nicht unmittelbar betroffenen Betriebe auf Grund der kaum prognostizierbaren Folgen der Rezession vorbeugend Einsparungen vornehmen, um das latente Risikopotenzial so weit wie möglich minimieren zu können.
Für den ERP Trend Report 2009 befragten das Landauer Softwarehaus Demand Software Solutions GmbH und die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH 120 mittelständische deutsche Unternehmen vor allem aus den Bereichen Industrie und Handel. Drei Viertel der Befragten haben mehr als 100 Mitarbeiter, 83% dezentrale Standorte. Die Fragen bezogen sich u.a. auf den aktuellen ERP-Status, geplante IT-Investitionsvorhaben und die Anforderungen an das nächste ERP-System. Die Ergebnisse machen eines deutlich:
Bedarf nach technologisch modernen Komplettlösungen wächst
Nicht etwa, weil die 120 befragten mittelständischen Unternehmen neben einem umfangreichen Leistungsspektrum, das auch Reserven für das zukünftige Wachstum bietet, die neuesten Technologien oder Architekturen per se nachfragen bzw. adaptieren. Eher legen die Anforderungen der Unternehmen an ein künftiges ERP diesen Schluss nahe:
die nächste Lösung sollte möglichst plattformunabhängig sein, eine hohe Skalierbarkeit bieten, Web-Services unterstützen, eine hohe Integrationsfähigkeit sowie Flexibilität mitbringen, leicht an sich ändernde Prozesse anpassbar sein und gleichzeitig die Folgekosten minimieren.
Hauptwunsch ist und bleibt aber die Senkung der Kosten - insbesondere auf Prozessebene. Instrumente, die diesem Zweck dienen, stehen bei dem nächsten ERP-Auswahlprojekt daher auch mit jeweils über 90 Prozent ganz oben auf der Agenda, wie z.B. die Prozessmodellierung, Prozessautomation und Prozessoptimierung.
Breite Zufriedenheit mit aktuellem ERP-Einsatz
Die Hälfte der befragten Unternehmen hat ihr heutiges ERP vor dem Jahr 2000 angeschafft, 17 Prozent sogar schon vor 15 Jahren und darüber. Ein Fünftel nutzt sein heutiges ERP erst seit höchstens vier Jahren. Bei über 80 Prozent der Teilnehmer wurde das ERP schon mindestens einmal gewechselt. Gründe waren vor allem funktionale Mängel im Hinblick auf die eigenen Anforderungen, fehlende Flexibilität sowie die mangelnde Weiterentwicklung durch den Hersteller. Bei mehr als der Hälfte der Unternehmen sorgte eine neue ERP-Software dafür, dass die Kosten in einzelnen Bereichen um mehr als 10% sanken.
Im Allgemeinen ist der deutsche Mittelstand mit der eigenen ERP-Software zufrieden bis sehr zufrieden. Dem Service und der Dienstleistungskompetenz des ERP-Anbieters geben sogar 80% gute bis sehr gute Noten. Jedes vierte Unternehmen ist allerdings nur mäßig zufrieden bzw. unzufrieden mit der eigenen Lösung und sieht Nachbesserungsbedarf. Dennoch wollen nur sehr wenige in der nächsten Zeit in eine vollständig neue ERP-Software investieren.
Zusatzmodule zur Optimierung der bestehenden ERP-Lösung gefragt
Je länger die Wirtschaftskrise anhält, desto zurückhaltender werden viele Unternehmen im Hinblick auf einen möglichen ERP-Systemwechsel. Die Initialkosten und der interne Aufwand wird von 74% der befragten Entscheider als zu hoch im Verhältnis zu den zu erwartenden Verbesserungen eingeschätzt. Hinzu kommt, dass über die Jahre meist viel in die eigene ERP-Software investiert wurde. Daher ist gerade jetzt die Bereitschaft, eine neue Lösung anzuschaffen, oft geringer, als sie eigentlich wegen der oftmals zu hohen laufenden IT-Kostenbasis sein müsste. Knapp 80% streben stattdessen den funktionalen Ausbau der vorhandenen ERP-Lösung in den folgenden Bereichen an (Mehrfachnennungen möglich):
Noch wenig Beschäftigung mit ERP II
Die Beschäftigung mit ERP II bzw. webbasiertem ERP ist trotz der hohen Anforderungen an die Basistechnologie und -Architektur der zukünftigen ERP-Lösung noch verhalten. Zwar haben sich mehr als ein Viertel der Unternehmen schon intensiv damit auseinandergesetzt, doch für die große Mehrheit ist ERPII noch kein relevantes Thema.
Die Gründe reichen von fehlendem Know-how, keinem zu erwartenden schnellen ROI, keinem Bedarf an dezentralem Zugriff bis einem zu hohen organisatorischen Aufwand und mangelndem Interesse der Unternehmensführung. Letzteres könnte ein Stück weit an fehlenden Informationen liegen, da die betriebswirtschaftlichen Vorteile des ERPII Ansatzes gegenüber proprietären Konzepten in der Praxis oft überwiegen.
ASP und SaaS gewinnen an Bedeutung dennoch Unsicherheit zu spüren
Nur ein Viertel der Betriebe hält Miet-Modelle im Zusammenhang mit der künftigen ERP-Lösung für wichtig oder sehr wichtig. Im Markt herrscht noch große Unsicherheit bezüglich der Weiterleitung sensibler Firmendaten an den Provider, Sicherheitsstandards beim Dienstleister sowie der Abhängigkeit von der Internetverbindung oder einem spezifischen Dienstleister.
Prozessoptimierung im Rahmen und nach der ERP-Einführung wichtig
Die Anwenderunternehmen legen viel Wert auf die Optimierung der Prozesslandschaft, bevor eine neue Unternehmenssoftware eingeführt wird. Aber auch während des ERP-Betriebes sollen Prozesse reorganisiert und die IT daran ausgerichtet werden können. Entsprechende Werkzeuge wie Instrumente zur Prozessvisualisierung, Prozessanalyse, Prozessdesign, Performancemessung und zum Projektmanagement zur Überwachung der Prozessoptimierung sollten vom ERP-Dienstleister der Wahl ebenso bereitgestellt werden.
Web-Clients für CRM, Controlling und Projektmanagement gewünscht
16% der Unternehmen nutzen bereits Web-basierte ERP-Systeme. Der Großteil der in den Unternehmen eingesetzten Lösungen sind hingegen Client-/Server-basierte Systeme. Daher werden dort vereinzelt Web-Clients genutzt, um von anderen Standorten auf die Applikation und Daten zuzugreifen.
Am häufigsten werden Web-Clients für die Bereiche CRM (Vertrieb, Presales, Marketing und Support), Personalzeiterfassung, Controlling, Auftragsbearbeitung, Service Management und Einkauf (E-Procurement) eingesetzt. Die Unternehmen sehen für die Zukunft jedoch noch weitere Nachfrage nach Web-Clients vor allem im Bereich CRM, Controlling und Projektmanagement.
In den vergangenen fünf Jahren ist das Thema IT-Technologie bei der Softwareauswahl weiter in den Fokus gerückt. Das liegt nicht zuletzt an den Bemühungen der Hersteller, die mit neuen Technologien und Architekturen kostengünstigere Integrationen ermöglichen und dabei gleichzeitig hohe Flexibilität versprechen.
In der Praxis erfolgt eine Auseinandersetzung mit modernen Basisarchitekturen aber eher reaktiv und oft erst im Zusammenhang mit konkreten Aufgaben (z.B. Anbindung weiterer Systeme etc.). Doch kann man aufgrund der Befragungsergebnisse und aufgrund der steigenden Anforderungen an ERP-Anwendungen davon ausgehen, dass technologische Eigenschaften bei künftigen Entscheidungen zunehmend eine Rolle spielen. Dies belegen auch die Erfahrungen aus unseren derzeitigen Beratungsprojekten. Gerade weil in der heutigen Marktsituation verstärkt Zusatzmodule angebunden werden und weniger komplette Systeme ausgetauscht werden, spielt die Integrationsfähigkeit und Offenheit der Systeme eine zentrale Rolle.
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